Vacatures - Hoofd Bedrijfsvoering

Hoofd Bedrijfsvoering

Profiel organisatie Museum Vlaardingen
Museum Vlaardingen is een community museum in de historische binnenstad van Vlaardingen. Het imposante en fraai ingerichte gebouw op de Westhavenkade is na een grondige verbouwing van vijf jaar inmiddels al weer twee jaar open.
In het gebouw zijn op dit moment tentoonstellingen te zien over onder meer de geschiedenis van de zeevisserij en de belangrijke rol die haring en Vlaardingen daarin speelden, de Vlaardingencultuur die binnen de archeologie wereldwijd bekend is en ook over de recente geschiedenis van de stad Vlaardingen. Daarnaast organiseert het museum tal van (kunst)exposities, lezingen en andere historische en culturele evenementen voor oud en jong. Vlaggenschip van het museum is De Zeillogger Balder die voor de kade aangemeerd ligt, behalve op bijzondere dagen wanneer zij (als oudste nog varende logger in Nederland) uitvaart ter promotie van het behoud van ons maritieme erfgoed.
Museum Vlaardingen wil nog meer dan nu, midden in de Vlaardingse en regionale samenleving staan, waarbij het duurzame evenwicht tussen Mens en Water centraal staat. Het verhaal over Vlaardingen, de regio en de wisselwerking tussen Mens en Water gaat duizenden jaren terug, maar krijgt ook nog elke dag verder vorm. Het is een verhaal over mensen die pionieren en overwinnen, die moeten vechten tegen rampen & ellende, die samen meer bereiken dan alléén en elkaar opvangen als dat nodig is. Het verhaal gaat over Vissers en de Visserij, met zijn Schepen en Typische Gebruiken. Het gaat over de Bedrijvigheid in de Delta, de bron van Werkgelegenheid en Welzijn. En over het ontstaan van, en de dynamiek in de Kleurrijke Samenleving aan de rand van het Water. Ofwel ‘Leven met Water’: toen, nu en straks.
Binnen twee à drie jaar moet Museum Vlaardingen een bruisende en waardevolle culturele hotspot zijn, maatschappelijk relevant en een trekpleister voor een heterogeen publiek. Dat diverse publiek bestaat dan uit inwoners van Vlaardingen, de regio Rijnmond en de metropoolregio Rotterdam-Den Haag en binnen- en buitenlandse toeristen. Door sterke wortels in de maatschappij, een heldere positionering, een gevarieerd programma voor een breed publiek en meer samenwerking met andere (culturele) instellingen en verenigingen. Het Museum trekt dan tussen de 15.000 en 25.000 bezoekers (nu 11.000), die meer ‘waar’ voor hun geld ervaren.

De functie
De functie hoofd bedrijfsvoering bevat de volgende taken en verantwoordelijkheden:

  • Het, in samenwerking en onder leiding van de directeur/conservator implementeren van het Bedrijfsplan 2018-2021 voor Leven met Water | Museum Vlaardingen en zorgdragen voor een planmatige uitvoering van het plan;
  • Het, in afstemming met de directeur/conservator en samen met het relevante team, vertalen van het Bedrijfsplan in Jaarplannen op het brede terrein van bedrijfsvoering, inclusief o.a. facility management, ICT, financiën, commercie (waaronder tenminste worden begrepen verhuuractiviteiten, evenementen en arrangementen);
  • Het bijdragen aan/ondersteunen van de directeur/conservator en de overige medewerkers bij de realisatie van de jaarplannen vanuit de optiek van bedrijfsvoering;
  • Vertegenwoordigen van het Museum voor wat betreft bedrijfsvoerings-aangelegenheden naar externe partijen zoals de gemeente, andere culturele en maatschappelijke instellingen en sponsoren;
  • Het zorgdragen voor de uitvoering van de facility management portefeuille inclusief huisvestingsaangelegenheden (liften, schoonmaak, warmte/koelinstallatie, beeld & geluid, elektra, verzekeringen, etc.), het korte en lange termijn onderhoud, 24 uursservice, sleutelbeheer/beveiliging, contracten en leveranciers, bedrijfsvoeringsaspecten van nieuwe projecten, troubleshooting bij calamiteiten;
  • Het, al of niet via de overige medewerkers, zorgdragen voor de bedrijfsvoeringsaspecten van evenementen en tentoonstellingen, onder andere gericht op:
    • Realisatie wisseltentoonstellingen, evenementen, sponsoractiviteiten en verhuur - ophangen, neerzetten, verplaatsen, etc.;
    • Logistieke organisatie evenement zelf, bijv. bemensing, catering, kaartjes, audiovisueel;
    • Afspraken maken en (doen) uitvoeren van afspraken met Vrienden en Balder inzake evenementen en tentoonstellingen
  • Aansturen van de operationele financieel-administratieve zaken, waaronder het, al of niet via de overige medewerkers, zorgdragen voor: ​
    • Maand-, kwartaal- en jaarrapportages;
    • Cashflow planning en beheersing;
    • Kostenanalyse en -beheersing;
    • Budget opstellen en controle
  • Zorgdragen voor de relevante IT, Telecom en Internet activiteiten, al of niet met ondersteuning van de overige medewerkers, waaronder: ​
    • Korte en lange termijn beleid - hardware, software, licenties etc.;
    • Contracten en leveranciers;
    • Troubleshooting;
  • Zorgdragen voor de rendabele verhuur van ruimtes, al of niet met ondersteuning van de overige medewerkers, waaronder:
    • In kaart brengen mogelijkheden, i.s.m. medewerker PR promotie uitzetten;
    • Verkoop realiseren met als doel een aanzienlijke stijging in verhuurfrequentie en opbrengst;
    • Beheer / Contacten Joon;
  • Ondersteunen van de directeur/conservator bij het personeelsbeleid en het uitvoering (doen) geven aan het personeelsbeheer, inclusief:
    • het verder vormgeven van de organisatie met name de werving en inzet vrijwilligers;
    • het zorgdragen voor personeelszaken, met name administratief (o.a. vakantieplanning, contracten, salarisadministratie, verzekeringen, e.d.);
    • leiding geven aan eigen vrijwilligersteam;
  • Het zorgdragen voor de professionele, kwalitatief verantwoorde en efficiënte uitvoering van de taken waarvoor hoofd bedrijfsvoering verantwoordelijk is, onder andere door gebruik te maken van een systematiek van projectmatig werken;
  • Inspirerend leidinggeven aan een klein team van professionals en een groot team van deskundige vrijwilligers oftewel bezoldigde en onbezoldigde medewerkers;
  • Door deze en andere activiteiten, in samen werking met de directeur/conservator, zorgdragen voor een sterke stijging van het aantal bezoekers van Museum Vlaardingen.

Met de huidige financiële kaders kan Museum Vlaardingen zonder de vrijwilligers niet bestaan. Het hoofd bedrijfsvoering voert zijn/haar werkzaamheden uit met ondersteuning van vrijwilligers en staf. De medewerker rapporteert aan de directeur/conservator.

De kandidaat

  • Beschikt over een HBO of MBO+ werk- en denkniveau op bedrijfsmatig en/of commercieel terrein en minimaal 5 jaar werkervaring in een vergelijkbare functie, of een combinatie van kennis en ervaring die gelijkwaardig is;
  • Is commercieel vaardig in de culturele/hospitality sector;
  • Beschikt over een brede algemene technische kennis van gebouwbeheer, installaties, ICT etc.;
  • Is goed met cijfers, vaardig met de PC en thuis in de geautomatiseerde verwerking van gegevens in een boekhoudpakket;
  • Is enthousiast, energiek en gericht op samenwerken met mensen met verschillende kennisniveaus en achtergronden;
  • Is in staat projectmatig en planmatig te werken;
  • Beschikt over goede communicatieve eigenschappen;
  • Beschikt over een goede beheersing van de Nederlandse taal;
  • Is gewend om te gaan met zogenaamde piekbelasting;
  • Heeft aantoonbare affiniteit met de inhoudelijk koers van het museum en met een stad als Vlaardingen.

Competenties
Voor een goede invulling van de functie beschikt u tenminste over de volgende competenties:
1) Klantgericht
2) Resultaatgericht
3) Samenwerken
4) Stressbestendigheid
5) Organiserend vermogen
6) Projectmatig werken
7) Communicatief

Arbeidsvoorwaarden
De functie heeft een dienstverband van 0,67 fte (24,0 uur per week). De honorering valt in schaal 9/10 van de Museum CAO. De duur van de aanstelling wordt in onderling overleg bepaald.
Voor inhoudelijke informatie over de functie kunt u in verband met de zomervakantie vanaf 1 augustus 2018 contact opnemen met de heer Gert-Jan van der Vossen, tijdelijk bestuurder, via onderstaand mailadres.
Sollicitaties in de vorm van een motivatiebrief en een CV kunt u uiterlijk 13 augustus 2018 sturen aan de project assistent, mevrouw Mariëtte de Jong – Mulder, via e-mail: mariette@perline.nl
De gesprekken met de selectiecommissie en de benoemingsadviescommissie vinden plaats op 24 en 29 augustus 2018.

Terug naar Vacatures